Приложение F. Примеры skills для типовых документов

Эти примеры не нужно копировать дословно.

Их задача — показать, как обычная документная работа превращается в skill: с входами, source of truth, правилами качества, ограничениями и границей ответственности человека.

1. Skill: подготовка счета

Название:

invoice-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик счета по сделке, договору, заказу или согласованному коммерческому предложению.

Пользователь:

Менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

• карточка сделки или заказа;
• договор;
• утвержденное коммерческое предложение;
• справочник реквизитов;
• учетная система.

Входы:

• клиент;
• основание счета;
• сумма;
• валюта;
• НДС;
• реквизиты;
• срок оплаты;
• ссылка на договор или заказ.

Что делает ассистент:

1. Проверяет наличие обязательных входов.
2. Сверяет реквизиты с source of truth.
3. Проверяет сумму, НДС и основание.
4. Готовит черновик счета или данные для учетной системы.
5. Выводит список полей, которые требуют подтверждения.

Правила качества:

• указано юридическое лицо;
• сумма совпадает с основанием;
• НДС указан корректно;
• реквизиты взяты из актуального источника;
• есть ссылка на договор, заказ или КП;
• нет ручных реквизитов из переписки без проверки.

Остановиться, если:

• нет договора или основания;
• реквизиты расходятся в разных источниках;
• сумма не совпадает с КП или заказом;
• пользователь просит подставить реквизиты из неофициального источника.

Человек отвечает:

За финальную проверку, проведение счета в учетной системе и отправку клиенту.

2. Skill: подготовка счета-фактуры

Название:

vat-invoice-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик счета-фактуры на основании проведенной операции.

Пользователь:

Бухгалтер, финансовый специалист.

Source of truth:

• учетная система;
• счет;
• договор;
• акт или накладная;
• справочник контрагентов;
• налоговые настройки компании.

Входы:

• номер и дата счета;
• контрагент;
• сумма;
• НДС;
• основание реализации;
• номенклатура;
• реквизиты сторон.

Что делает ассистент:

1. Проверяет, есть ли проведенное основание.
2. Сверяет реквизиты сторон.
3. Проверяет ставку НДС.
4. Готовит структуру счета-фактуры.
5. Показывает поля, которые нельзя подтвердить автоматически.

Правила качества:

• данные совпадают с учетной системой;
• ставка НДС не угадана, а взята из источника;
• реквизиты не вводятся вручную без сверки;
• есть ссылка на основание реализации;
• все спорные поля вынесены отдельно.

Остановиться, если:

• нет проведенного основания;
• ставка НДС не определена;
• данные контрагента противоречат справочнику;
• документ требует налогового решения.

Человек отвечает: За налоговую корректность и финальное проведение документа.

3. Skill: подготовка акта

Название:

completion-act-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Пользователь:

PM, аккаунт-менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

• договор;
• спецификация;
• закрытые задачи или этапы;
• отчет по работам;
• учетная система;
• шаблон акта.

Входы:

• клиент;
• договор;
• период;
• перечень работ;
• сумма;
• ответственный;
• ссылка на подтверждение выполнения.

Что делает ассистент:

1. Проверяет период и основание.
2. Собирает перечень выполненных работ.
3. Сверяет сумму с договором или спецификацией.
4. Готовит черновик акта.
5. Выводит несогласованные работы и спорные пункты.

Правила качества:

• работы соответствуют договору или спецификации;
• период указан явно;
• сумма совпадает с основанием;
• нет работ без подтверждения;
• используется актуальный шаблон.

Остановиться, если:

• работы не подтверждены;
• сумма расходится с договором;
• период не определен;
• есть спор по приемке.

Человек отвечает: За подтверждение факта выполнения, согласование с клиентом и финальную отправку.

4. Skill: коммерческое предложение

Название:

proposal-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик коммерческого предложения по входящему запросу или после discovery-встречи.

Пользователь:

Sales, руководитель направления, консультант.

Source of truth:

• карточка клиента или сделки;
• протокол встречи;
• требования клиента;
• библиотека кейсов;
• шаблоны КП;
• прайс или модель оценки;
• ограничения ИБ и юридические условия.

Входы:

• клиент;
• задача клиента;
• ожидаемый результат;
• ограничения;
• сроки;
• бюджетный контекст, если есть;
• ссылки на материалы.

Что делает ассистент: 1. Собирает контекст клиента.

2. Проверяет, хватает ли вводных.
3. Находит похожие кейсы и шаблоны.
4. Готовит структуру КП.
5. Формирует черновик.
6. Проверяет КП по quality review.
7. Выводит риски и вопросы для уточнения.

Правила качества:

• предложение связано с болью клиента;
• нет необоснованных обещаний;
• указаны границы работ;
• есть понятный результат;
• есть следующий шаг;
• ограничения вынесены явно;
• кейсы и данные имеют ссылки на source of truth.

Остановиться, если:

• нет понятной задачи клиента;
• нет основания для сроков или стоимости;
• нужно обещать результат без подтверждения;
• данные клиента чувствительные и не обезличены.

Человек отвечает:

За позиционирование, цену, обещания клиенту и отправку.

5. Skill: проверка договора

Название:

contract-review

Когда использовать: Когда нужно провести первичную проверку договора, дополнительного соглашения или спецификации.

Пользователь:

Юрист, менеджер, руководитель проекта, финансовый контролер.

Source of truth:

• актуальный шаблон договора;
• политика договорной работы;
• карточка клиента;
• коммерческие условия;
• юридические требования;
• история согласований.

Входы:

• файл договора;
• тип договора;
• контрагент;
• сумма;
• срок;
• предмет;
• особые условия.

Что делает ассистент:

1. Определяет тип документа.
2. Сравнивает с актуальным шаблоном.
3. Проверяет обязательные разделы.
4. Ищет нестандартные условия.
5. Выделяет финансовые, юридические и операционные риски.
6. Готовит список вопросов юристу или владельцу сделки.

Правила качества:

• риски разделены по категориям;
• нет финального юридического вывода без юриста;
• все нестандартные пункты процитированы кратко или указаны ссылкой;
• суммы, сроки, штрафы и персональные данные проверены отдельно;
• спорные места вынесены в блок “требует решения”.

Остановиться, если:

• документ содержит чувствительные данные без разрешенного режима;
• нет актуального шаблона для сравнения;
• требуется юридически значимое решение;
• пользователь просит “просто согласовать”.

Человек отвечает:

За юридическое решение, согласование условий и подписание.

6. Skill: протокол встречи

Название:

meeting-summary

Когда использовать: Когда нужно подготовить протокол встречи, решения, открытые вопросы и следующие шаги.

Пользователь:

PM, sales, руководитель, аналитик, консультант.

Source of truth:

• запись или транскрипт встречи;
• календарное событие;
• карточка клиента или проекта;
• трекер задач;
• журнал решений;
• база знаний.

Входы:

• тема встречи;
• участники;
• транскрипт или заметки;
• проект или клиент;
• цель встречи.

Что делает ассистент:

1. Выделяет цель встречи.
2. Формирует краткое summary.
3. Отделяет факты, решения, вопросы и задачи.
4. Назначает предполагаемых владельцев задач, если они явно прозвучали.
5. Готовит текст для базы знаний или письма.
6. Отмечает неясные места.

Правила качества:

• решения отделены от обсуждений;
• задачи имеют владельца и срок или пометку “не определено”;
• спорные формулировки не выдаются за решение;
• чувствительные данные не попадают в общий протокол без необходимости;
• есть ссылка на исходный источник.

Остановиться, если:

• транскрипт неполный;
• решение не прозвучало явно;
• обсуждались чувствительные HR, юридические или финансовые данные;
• участники не согласовали публикацию.

Человек отвечает:

За подтверждение решений и отправку протокола.

7. Skill: обработка заявки клиента

Название:

client-request-triage

Когда использовать: Когда поступила новая заявка клиента и нужно классифицировать ее, собрать контекст и предложить следующий шаг.

Пользователь:

Sales, поддержка, аккаунт-менеджер, операционный координатор.

Source of truth:

• входящее сообщение;
• CRM;
• история клиента;
• база знаний;
• каталог услуг;
• SLA или правила обработки;
• трекер задач.

Входы:

• текст заявки;
• канал поступления;
• клиент или контакт;
• вложения;
• срочность, если указана.

Что делает ассистент: 1. Классифицирует тип заявки.

2. Проверяет клиента в CRM.
3. Ищет похожие обращения.
4. Определяет недостающие данные.
5. Предлагает следующий шаг.
6. Готовит черновик ответа или задачу.

Правила качества:

• тип заявки указан явно;
• срочность не придумана, а взята из источника или помечена как предположение;
• следующий шаг соответствует правилам обработки;
• черновик ответа не обещает лишнего;
• есть список недостающих данных.

Остановиться, если:

• клиент не найден;
• заявка содержит конфликт, претензию или юридический риск;
• требуется обещание сроков без владельца;
• в заявке есть чувствительные данные без правил обработки.

Человек отвечает: За приоритет, обещание клиенту и финальный ответ.

8. Skill: анализ тендерной документации

Название:

tender-requirements-review

Когда использовать: Когда нужно быстро разобрать тендерную документацию и понять требования, риски, сроки и возможность участия.

Пользователь:

Sales, bid manager, юрист, технический эксперт, руководитель направления.

Source of truth:

• тендерная документация;
• требования площадки;
• внутренние правила участия;
• база похожих тендеров;
• юридические и финансовые ограничения;
• каталог компетенций компании.

Входы:

• пакет документов;
• ссылка на тендер;
• дата подачи;
• предмет закупки;
• ограничения по участию.

Что делает ассистент:

1. Структурирует пакет документов.
2. Выделяет обязательные требования.
3. Находит сроки и форму подачи.
4. Выделяет финансовые, юридические и технические риски.
5. Проверяет соответствие компетенциям компании.
6. Готовит go / no-go summary.

Правила качества:

• обязательные требования отделены от желательных;
• сроки вынесены отдельно;
• риски классифицированы;
• спорные требования имеют ссылки на документ;
• рекомендация не подменяет решение руководителя.

Остановиться, если:

• пакет документов неполный;
• есть неоднозначные юридические требования;
• требуются гарантии или финансовые обязательства;
• невозможно подтвердить компетенции компании.

Человек отвечает:

За решение об участии, цену, юридические обязательства и финальную подачу.

Как использовать эти примеры

Для первого пилота выберите один тип документа и превратите пример в реальный skill компании:

1. Укажите свои source of truth.
2. Добавьте владельца.
3. Уберите лишние шаги.
4. Добавьте реальные правила качества.
5. Проверьте на 3-5 настоящих документах.
6. Исправьте skill по ошибкам.
7. Только после этого публикуйте для широкой команды.