Перейти к основному содержимому

Приложение F. Примеры skills для типовых документов

Эти примеры не нужно копировать дословно.

Их задача — показать, как обычная документная работа превращается в skill: с входами, source of truth, правилами качества, ограничениями и границей ответственности человека.

1. Skill: подготовка счета​

  • Код skill: invoice-draft.
  • Когда использовать: когда нужно подготовить черновик счета по сделке, договору, заказу или согласованному коммерческому предложению.
  • Пользователь: менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

  • карточка сделки или заказа;
  • договор;
  • утвержденное коммерческое предложение;
  • справочник реквизитов;
  • учетная система.

Входы:

  • клиент;
  • основание счета;
  • сумма;
  • валюта;
  • НДС;
  • реквизиты;
  • срок оплаты;
  • ссылка на договор или заказ.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет наличие обязательных входов.
  2. Сверяет реквизиты с source of truth.
  3. Проверяет сумму, НДС и основание.
  4. Готовит черновик счета или данные для учетной системы.
  5. Выводит список полей, которые требуют подтверждения.

Правила качества:

  • указано юридическое лицо;
  • сумма совпадает с основанием;
  • НДС указан корректно;
  • реквизиты взяты из актуального источника;
  • есть ссылка на договор, заказ или КП;
  • нет ручных реквизитов из переписки без проверки.

Остановиться, если:

  • нет договора или основания;
  • реквизиты расходятся в разных источниках;
  • сумма не совпадает с КП или заказом;
  • пользователь просит подставить реквизиты из неофициального источника.

Человек отвечает за финальную проверку, проведение счета в учетной системе и отправку клиенту.

2. Skill: подготовка счета-фактуры​

  • Код skill: vat-invoice-draft.
  • Когда использовать: когда нужно подготовить черновик счета-фактуры на основании проведенной операции.
  • Пользователь: бухгалтер, финансовый специалист.

Source of truth:

  • учетная система;
  • счет;
  • договор;
  • акт или накладная;
  • справочник контрагентов;
  • налоговые настройки компании.

Входы:

  • номер и дата счета;
  • контрагент;
  • сумма;
  • НДС;
  • основание реализации;
  • номенклатура;
  • реквизиты сторон.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет, есть ли проведенное основание.
  2. Сверяет реквизиты сторон.
  3. Проверяет ставку НДС.
  4. Готовит структуру счета-фактуры.
  5. Показывает поля, которые нельзя подтвердить автоматически.

Правила качества:

  • данные совпадают с учетной системой;
  • ставка НДС взята из источника;
  • реквизиты не вводятся вручную без сверки;
  • есть ссылка на основание реализации;
  • все спорные поля вынесены отдельно.

Остановиться, если:

  • нет проведенного основания;
  • ставка НДС не определена;
  • данные контрагента противоречат справочнику;
  • документ требует налогового решения.

Человек отвечает за налоговую корректность и финальное проведение документа.

3. Skill: подготовка акта​

  • Код skill: completion-act-draft.
  • Когда использовать: когда нужно подготовить акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Пользователь: руководитель проекта, аккаунт-менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

  • договор;
  • спецификация;
  • закрытые задачи или этапы;
  • отчет по работам;
  • учетная система;
  • шаблон акта.

Входы:

  • клиент;
  • договор;
  • период;
  • перечень работ;
  • сумма;
  • ответственный;
  • ссылка на подтверждение выполнения.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет период и основание.
  2. Собирает перечень выполненных работ.
  3. Сверяет сумму с договором или спецификацией.
  4. Готовит черновик акта.
  5. Выводит несогласованные работы и спорные пункты.

Правила качества:

  • работы соответствуют договору или спецификации;
  • период указан явно;
  • сумма совпадает с основанием;
  • нет работ без подтверждения;
  • используется актуальный шаблон.

Остановиться, если:

  • работы не подтверждены;
  • сумма расходится с договором;
  • период не определен;
  • есть спор по приемке.

Человек отвечает за подтверждение факта выполнения, согласование с клиентом и финальную отправку.

4. Skill: коммерческое предложение​

  • Код skill: proposal-draft.
  • Когда использовать: когда нужно подготовить черновик коммерческого предложения по входящему запросу или после встречи по выяснению задачи.
  • Пользователь: продавец, руководитель направления, консультант.

Source of truth:

  • карточка клиента или сделки;
  • протокол встречи;
  • требования клиента;
  • библиотека кейсов;
  • шаблоны КП;
  • прайс или модель оценки;
  • ограничения ИБ и юридические условия.

Входы:

  • клиент;
  • задача клиента;
  • ожидаемый результат;
  • ограничения;
  • сроки;
  • бюджетный контекст, если есть;
  • ссылки на материалы.

Что делает ассистент:

  1. Собирает контекст клиента.
  2. Проверяет, хватает ли вводных.
  3. Находит похожие кейсы и шаблоны.
  4. Готовит структуру КП.
  5. Формирует черновик.
  6. Проверяет КП по quality review.
  7. Выводит риски и вопросы для уточнения.

Правила качества:

  • предложение связано с болью клиента;
  • нет необоснованных обещаний;
  • указаны границы работ;
  • есть понятный результат;
  • есть следующий шаг;
  • ограничения вынесены явно;
  • кейсы и данные имеют ссылки на source of truth.

Остановиться, если:

  • нет понятной задачи клиента;
  • нет основания для сроков или стоимости;
  • нужно обещать результат без подтверждения;
  • данные клиента чувствительные и не обезличены.

Человек отвечает за позиционирование, цену, обещания клиенту и отправку.

5. Skill: проверка договора​

  • Код skill: contract-review.
  • Когда использовать: когда нужно провести первичную проверку договора, дополнительного соглашения или спецификации.
  • Пользователь: юрист, менеджер, руководитель проекта, финансовый контролер.

Source of truth:

  • актуальный шаблон договора;
  • политика договорной работы;
  • карточка клиента;
  • коммерческие условия;
  • юридические требования;
  • история согласований.

Входы:

  • файл договора;
  • тип договора;
  • контрагент;
  • сумма;
  • срок;
  • предмет;
  • особые условия.

Что делает ассистент:

  1. Определяет тип документа.
  2. Сравнивает с актуальным шаблоном.
  3. Проверяет обязательные разделы.
  4. Ищет нестандартные условия.
  5. Выделяет финансовые, юридические и операционные риски.
  6. Готовит список вопросов юристу или владельцу сделки.

Правила качества:

  • риски разделены по категориям;
  • нет финального юридического вывода без юриста;
  • все нестандартные пункты процитированы кратко или указаны ссылкой;
  • суммы, сроки, штрафы и персональные данные проверены отдельно;
  • спорные места вынесены в блок «требует решения».

Остановиться, если:

  • документ содержит чувствительные данные без разрешенного режима;
  • нет актуального шаблона для сравнения;
  • требуется юридически значимое решение;
  • пользователь просит «просто согласовать».

Человек отвечает за юридическое решение, согласование условий и подписание.

6. Skill: протокол встречи​

  • Код skill: meeting-summary.
  • Когда использовать: когда нужно подготовить протокол встречи, решения, открытые вопросы и следующие шаги.
  • Пользователь: руководитель проекта, продавец, руководитель, аналитик, консультант.

Source of truth:

  • запись или транскрипт встречи;
  • календарное событие;
  • карточка клиента или проекта;
  • трекер задач;
  • журнал решений;
  • база знаний.

Входы:

  • тема встречи;
  • участники;
  • транскрипт или заметки;
  • проект или клиент;
  • цель встречи.

Что делает ассистент:

  1. Выделяет цель встречи.
  2. Формирует краткое summary.
  3. Отделяет факты, решения, вопросы и задачи.
  4. Назначает предполагаемых владельцев задач, если они явно прозвучали.
  5. Готовит текст для базы знаний или письма.
  6. Отмечает неясные места.

Правила качества:

  • решения отделены от обсуждений;
  • задачи имеют владельца и срок или пометку «не определено»;
  • спорные формулировки не выдаются за решение;
  • чувствительные данные не попадают в общий протокол без необходимости;
  • есть ссылка на исходный источник.

Остановиться, если:

  • транскрипт неполный;
  • решение не прозвучало явно;
  • обсуждались чувствительные HR, юридические или финансовые данные;
  • участники не согласовали публикацию.

Человек отвечает за подтверждение решений и отправку протокола.

7. Skill: обработка заявки клиента​

  • Код skill: client-request-triage.
  • Когда использовать: когда поступила новая заявка клиента и нужно классифицировать ее, собрать контекст и предложить следующий шаг.
  • Пользователь: продавец, поддержка, аккаунт-менеджер, операционный координатор.

Source of truth:

  • входящее сообщение;
  • CRM;
  • история клиента;
  • база знаний;
  • каталог услуг;
  • SLA или правила обработки;
  • трекер задач.

Входы:

  • текст заявки;
  • канал поступления;
  • клиент или контакт;
  • вложения;
  • срочность, если указана.

Что делает ассистент:

  1. Классифицирует тип заявки.
  2. Проверяет клиента в CRM.
  3. Ищет похожие обращения.
  4. Определяет недостающие данные.
  5. Предлагает следующий шаг.
  6. Готовит черновик ответа или задачу.

Правила качества:

  • тип заявки указан явно;
  • срочность взята из источника или помечена как предположение;
  • следующий шаг соответствует правилам обработки;
  • черновик ответа не обещает лишнего;
  • есть список недостающих данных.

Остановиться, если:

  • клиент не найден;
  • заявка содержит конфликт, претензию или юридический риск;
  • требуется обещание сроков без владельца;
  • в заявке есть чувствительные данные без правил обработки.

Человек отвечает за приоритет, обещание клиенту и финальный ответ.

8. Skill: анализ тендерной документации​

  • Код skill: tender-requirements-review.
  • Когда использовать: когда нужно быстро разобрать тендерную документацию и понять требования, риски, сроки и возможность участия.
  • Пользователь: продавец, тендерный менеджер, юрист, технический эксперт, руководитель направления.

Source of truth:

  • тендерная документация;
  • требования площадки;
  • внутренние правила участия;
  • база похожих тендеров;
  • юридические и финансовые ограничения;
  • каталог компетенций компании.

Входы:

  • пакет документов;
  • ссылка на тендер;
  • дата подачи;
  • предмет закупки;
  • ограничения по участию.

Что делает ассистент:

  1. Структурирует пакет документов.
  2. Выделяет обязательные требования.
  3. Находит сроки и форму подачи.
  4. Выделяет финансовые, юридические и технические риски.
  5. Проверяет соответствие компетенциям компании.
  6. Готовит краткое обоснование решения об участии.

Правила качества:

  • обязательные требования отделены от желательных;
  • сроки вынесены отдельно;
  • риски классифицированы;
  • спорные требования имеют ссылки на документ;
  • рекомендация не подменяет решение руководителя.

Остановиться, если:

  • пакет документов неполный;
  • есть неоднозначные юридические требования;
  • требуются гарантии или финансовые обязательства;
  • невозможно подтвердить компетенции компании.

Человек отвечает за решение об участии, цену, юридические обязательства и финальную подачу.

Как использовать эти примеры​

Для первого пилота выберите один тип документа и превратите пример в реальный skill компании:

  1. Укажите свои source of truth.
  2. Добавьте владельца.
  3. Уберите лишние шаги.
  4. Добавьте реальные правила качества.
  5. Проверьте на 3-5 настоящих документах.
  6. Исправьте skill по ошибкам.
  7. Только после этого публикуйте для широкой команды.